H αυξανόμενη αποδοχή του ηλεκτρονικού εμπορίου από το καταναλωτικό κοινό και την επιχειρηματική κοινότητα, όπως και η αυξανόμενη ανησυχία για την ασφάλεια και το περιβάλλον διεξαγωγής συναλλαγών, επιτάχυναν τη στροφή προς την ηλεκτρονική τιμολόγηση τα τελευταία χρόνια. Ωστόσο, παρά τα πλεονεκτήματα που διαθέτει η ηλεκτρονική τιμολόγηση σε σχέση με την αποστολή τιμολογίων μέσω απλού email, εξακολουθεί να μην έχει διαδοθεί όσο θα έπρεπε.

του Γιώργου Φετοκάκη, συντάκτη του "Netweek"

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση, η οποία αναφέρεται στην ανταλλαγή ηλεκτρονικών τιμολογίων μεταξύ δύο ή περισσότερων μερών (πολίτη, επιχείρησης, δημοσίου) που εμπλέκονται σε μια εμπορική συναλλαγή, υποστηρίζεται τόσο από την ευρωπαϊκή (EU Directive 2001/115/EC), όσο και από την ελληνική νομοθεσία (από το 2006, σύμφωνα με το ΠΟΛ 1049/21-3-2006). Η τάση στη χρήση των ηλεκτρονικών τιμολογίων στη χώρα μας, όπως καταγράφει το Eltrun, είναι καθαρά αυξητική, κάτι που αναμένεται να συνεχιστεί και στο μέλλον.

Τα οφέλη από την καθιέρωση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στην ελληνική αγορά είναι μεγάλα, ενώ το ποσό που μπορεί να εξοικονομηθεί από τις ελληνικές επιχειρήσεις μέσω της υιοθέτησης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης μπορεί να αγγίξει τα 1,5 δισ. ευρώ ετησίως σε περίπτωση καθολικής εφαρμογής της, σύμφωνα με τον ΣΕΒ. Συν τις άλλοις, η ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορεί να συμβάλλει αποφασιστικά στη μείωση της φοροδιαφυγής, στη βελτίωση της ανταγωνιστικότητας των ελληνικών επιχειρήσεων, στην εξωστρέφεια και στην καινοτομία, ενώ τα οφέλη είναι μεγάλα ακόμα και στην περίπτωση που υιοθετεί από μικρές επιχειρήσεις και τους ελεύθερους επαγγελματίες.

Κόστος, CFOs και CIOs Σε μια πρόσφατη έρευνα της Aberdeen Research, πάνω από το 70% των ερωτηθέντων που δραστηριοποιούνται σε διαφορετικούς τομείς της βιομηχανίας αναγνώρισαν ότι η ηλεκτρονική τιμολόγηση αποτελεί σημείο κλειδί για τη μεταμόρφωση των Οικονομικών Διευθύνσεων σε ένα αποτελεσματικό τμήμα που θα δίνει προστιθέμενη αξία στην επιχείρηση. Αλλωστε, η επεξεργασία των τιμολογίων αποτελεί μια σημαντική επιβάρυνση για πολλούς οργανισμούς.

Παρόλο αυτά, σύμφωνα με την ίδια μελέτη, το 75% των επιχειρήσεων συνεχίζει να χρησιμοποιεί χειροκίνητες διαδικασίες τιμολόγησης, με το μέσο κόστος να εκτιμάται στα 1,29 ευρώ ανά τιμολόγιο. Οπότε καταλαβαίνει κανείς πόσο σημαντικό γίνεται το σχετικό κόστος, όσο αυξάνει ο όγκος των τιμολογίων που επεξεργάζεται καθημερινά μια επιχείρηση. Η υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης εξαλείφει το άμεσο κόστος και την αναποτελεσματικότητα της διαδικασίας χειροκίνητης επεξεργασίας χάρτινων τιμολογίων.

Η αυξημένη έμφαση που δίνεται στην ηλεκτρονική τιμολόγηση παγκοσμίως σημαίνει ότι οι CFOs και οι CIOs θα πρέπει να συνεργαστούν περισσότερο από ότι έκαναν στο παρελθόν. Καθώς το e-invoicing κερδίζει όλο και περισσότερο σε σημασία για τις επιχειρήσεις, οι CFOs αναλαμβάνουν να διαχειριστούν πληροφορίες και τεχνολογίες, οι οποίες αποτελούσαν παλιότερα αρμοδιότητες των CIOs. Αλλωστε, πολλές εταιρείες διαθέτουν ήδη μια IT υποδομή business-to-business που ελέγχεται από τους CIOs, την οποία ο CFO μπορεί να χρησιμοποιήσει για να εκμεταλλευτεί το e- invoicing.

Βοηθώντας τον CFO στη διαχείριση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ο CIO μπορεί να κερδίσει μεγαλύτερη αξιοπιστία στο εσωτερικό του οργανισμού και να δείξει ότι κατανοεί και ικανοποιεί απόλυτα τις επιχειρηματικές ανάγκες. Το πλεονέκτημα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης δεν είναι μόνο η μείωση του κόστους. Αν εφαρμοστεί σωστά θα μπορούσε να τονώσει το ενδιαφέρον για τις online υπηρεσίες και να βοηθήσει παράλληλα στην οικονομική ανάκαμψη της χώρας. Παράλληλα η Ευρωπαϊκή Ενωση προωθεί το project SEPA (Single Euro Payment Area), στόχος του οποίου είναι να κάνει την ηλεκτρονική τιμολόγηση την κυρίαρχη μέθοδο τιμολόγησης έως το 2020, εξοικονομώντας στις επιχειρήσεις 64,5 δις ευρώ ανά έτος.

Μοντέλα υλοποίησης και συμβατότητα Στην αγορά υπάρχουν διάφοροι πάροχοι υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Συχνά αυτοί χρησιμοποιούν διαφορετικές τεχνικές και μοντέλα. Εκτός από τις τεχνικές διαφορές ανάμεσα στους παρόχους, ενδέχεται να υπάρχει και μια διαφορετική προσέγγιση του θέματος. Γενικά υπάρχουν τα κλειστά και τα ανοικτά συστήματα. Στην πρώτη περίπτωση το κόστος ανάπτυξης και αλλαγής είναι πολύ μεγάλο, ενώ δεν υπάρχει κατά κανόνα συμβατότητα με άλλα εξωτερικά συστήματα.

Διαφορετικά είναι τα πράγματα με τα ανοικτά συστήματα, καθώς αυτά διαθέτουν όλα τα προαπαιτούμενα για την επιτυχία της ηλεκτρονικής τιμολόγησης: είναι προσβάσιμα από όσους περισσότερους πελάτες και προμηθευτές είναι δυνατόν, μπορούν να κλιμακωθούν ανάλογα με τις ανάγκες, επιτρέπουν τη συνεργασία σχεδόν με κάθε προμηθευτή, αλλά και με άλλους παρόχους υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Γενικά είναι πιο εύκολο να ξεκινήσει κανείς με τα ανοικτά συστήματα, ενώ η σύνδεση σε αυτά είναι γρήγορη και απλή. Γι’ αυτό και οι περισσότεροι πάροχοι υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης τα προτιμάνε.

Για πολλές επιχειρήσεις η υποτιθέμενη πολυπλοκότητα αποτελεί ένα μεγάλο εμπόδιο για την υιοθέτηση μιας λύσης ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Φοβούνται, δε, ότι θα χρειαστεί να ικανοποιήσουν πολλά προαπαιτούμενα, ενώ ανησυχούν για το πόσο καλά το νέο σύστημα θα ενσωματωθεί στο υπάρχον. Η πραγματικότητα, ωστόσο, είναι διαφορετική. Γενικά, όλες οι πλατφόρμες λογαριασμών είναι σε θέση να παράγουν ηλεκτρονικά τιμολόγια. Οποια εταιρεία έχει ένα σύστημα ERP που προσφέρει δομημένα δεδομένα, μπορεί χωρίς πρόβλημα να χρησιμοποιήσει ένα σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Είτε τα τιμολόγια είναι σκαναρισμένα, είτε τα έχετε λάβει στη μορφή PDFs, είναι γενικά εύκολη η μετατροπή τους και η εισαγωγή τους στο σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Ωστόσο, καλό είναι να ελέγχετε εξ αρχής αν η λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε είναι συμβατή με το υπάρχον σύστημα. Τα formats αρχείων κατονομάζονται συχνά ως ο κυριότερος λόγος για τον οποίο οι επιχειρήσεις δεν εκμεταλλεύονται τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Πολλές επιχειρήσεις εκτιμούν ότι είναι πολύ σύνθετο να διαχειριστούν τα διαφορετικά layouts και δομές δεδομένων, καθώς δεν υπάρχει ένα ενιαίο format, που θα επέτρεπε εύκολη μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση. Κάτι που φυσικά είναι εντελώς λανθασμένο. Μπορεί να ισχύει ότι δεν υπάρχει ένα ενιαίο format, ωστόσο, όλοι σχεδόν οι πάροχοι υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης μπορούν να διαχειριστούν τα διαφορετικά formats χωρίς πρόβλημα.