Τα συστήματα ERP, είναι υψηλής τεχνολογίας λογισμικά, στα οποία έχουν επενδυθεί τεράστια κεφάλαια από τις μεγαλύτερες εταιρίες πληροφορικής στον κόσμο. Βασικό χαρακτηριστικό τέτοιων συστημάτων είναι η συγκέντρωση όλων των εργασιών μιας επιχείρησης/ενός οργανισμού όπως η διαχείριση πελατών (υποσύστημα CRM), η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού (υποσύστημα HR), η διαχείριση αποθήκης  και προμηθευτών, η διαχείριση παραγωγής (MRP), η διαχείριση λογιστηρίου κλπ , σε ένα κεντρικό σύστημα μηχανογράφησης.

Κάθε επιχείρηση έχει μοναδικά χαρακτηριστικά και ανάγκες. Για αυτό το λόγο τα συστήματα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων δεν μπορούν να είναι τυποποιημένα όπως τα απλά λογισμικά, τα οποία αναγκάζουν τις εταιρίες να προσαρμόζουν τις λειτουργίες τους, ανάλογα με τις δυνατότητες των λογισμικών τους.

Τα συστήματα ERP (Enterprise Resource Planning / Διαχείριση Επιχειρηματικών Πόρων), πέραν του ότι παρέχουν την τυπική παραμετροποίηση, δίνουν την δυνατότητα προσαρμογής του συστήματος, δηλαδή οποιαδήποτε επιχείρηση μπορεί να το προσαρμόσει στις ανάγκες της και ιδιαιτερότητες της. Σημαντικό στοιχείο είναι ότι δεν έχουν περιορισμούς, μεγαλώνουν και αναπτύσσονται μαζί με την επιχείρηση και τις δραστηριότητες της.

Τα συστήματα ERP, είναι κτισμένα με βάση τις «Best Practices» (Βέλτιστες Πρακτικές) εταιριών. Είναι ζωντανά συστήματα, τα οποία οι κατασκευάστριες εταιρίες βελτιώνουν μέρα με τη μέρα, βάση των εμπειριών των πελατών τους. Η αγορά ενός συστήματος διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων πρέπει να θεωρείται από τον οργανισμό σαν μια επένδυση για το παρόν αλλά και το μέλλον. Οι κατασκευάστριες εταιρίες, έχουν μακροχρόνια στρατηγική να συνεχίσουν να αναβαθμίζουν τα προϊόντα τους, για τις επόμενες δεκαετίες και να προσφέρουν υπηρεσίες στήριξης στους πελάτες τους.

Τα ERPs επιτρέπουν, την άμεση και απρόσκοπτη πρόσβαση στις αποθηκευμένες πληροφορίες, κάτω από μια κοινή πλατφόρμα με χρήση ενός ομογενοποιημένου, κοινού interface.

Τα συστήματα ΕRΡ παρέχουν στις επιχειρήσεις που τα εφαρμόζουν μια πληθώρα πλεονεκτημάτων και θέτουν ισχυρές βάσεις για προγραμματισμό και ανάπτυξη. Συγκεκριμένα, παρέχουν τη δυνατότητα στα διοικητικά στελέχη των επιχειρήσεων/οργανισμών να έχουν μια ολοκληρωμένη εικόνα, οικονομική και λειτουργική, για όλες τις δραστηριότητες και εργασίες της επιχείρησης. Όλες αυτές οι συγκεντρωμένες πλέον πληροφορίες, δίνουν την γνώση που υποβοηθά στην αναγνώριση προβλημάτων και λήψη σωστών αποφάσεων σχετικά με:

• Τον οικονομικό έλεγχο των διαφόρων τμημάτων μιας επιχείρησης και την εφαρμογή αντικειμενικών στόχων για περαιτέρω βελτιώσεις.
• Αναγνώριση και ανάλυση αναγκών του πελάτη με σκοπό την βελτίωση/προσαρμογή των προϊόντων και υπηρεσιών στις ανάγκες του σύγχρονου και πιο απαιτητικού πελάτη.
• Αναγνώριση καινούργιων στρατηγικών στόχων που σκοπεύουν στην ενδυνάμωση παραμελημένων επιχειρησιακών τομέων ή την επέκταση των εργασιών μιας εταιρείας σε καινούργιους τομείς.
• Την εξοικονόμηση πολύτιμου χρόνου εργασίας από την διατήρηση υφιστάμενων συστημάτων των οποίων οι λειτουργίες δεν είναι ενοποιημένες και σε πολλές περιπτώσεις υποχρεώνουν εταιρείες να περνούν και να διατηρούν τις ίδιες πληροφορίες σε περισσότερα από ένα λογισμικό.
• Την ελαχιστοποίηση της πιθανότητας των λαθών και των αρνητικών συνεπειών τους, που πολλές φορές προκύπτουν όταν οι ίδιες πληροφορίες αποθηκεύονται και φυλάγονται σε περισσότερο από ένα σύστημα.
• Τη βελτίωση υφιστάμενων διαδικασιών που μπορεί να μην είναι αποτελεσματικές, με απώτερο στόχο την μέγιστη αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού σε ποιο παραγωγικές και επικερδείς ασχολίες.
• Την ελαχιστοποίηση της σχολαστικής δουλειάς σε σχέση με την καταχώρηση, οργάνωση και επιβεβαίωση δεδομένων που μπορεί να είναι χρονοβόρα και ζημιογόνα για την επιχείρηση.

   
   Τι είναι τελικά τα ERPs; Είναι ο αφανής “συνέταιρος” της κάθε επιχείρησης/οργανισμού.

Μπορούν και πρέπει να είναι το δεξί χέρι κάθε επιχειρηματία, διευθυντή και διοικητικού στελέχους καθώς παρέχουν την γνώση και την πληροφόρηση για τη λήψη σωστών αποφάσεων, χωρίς ρίσκο και αφορούν την άριστη λειτουργία και κατάλληλη στρατηγική της επιχείρησης.